Jak podpisać i wysłać sprawozdanie finansowe do KRS
Aktualizacja: 23 lipca 2026
Masz gotowy, zwalidowany plik XML i zostały dwa kroki: podpis oraz złożenie w KRS. Poniżej przechodzimy je po kolei – kto podpisuje, którą z trzech dopuszczalnych metod (podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty) podpisać plik, w jakiej kolejności przy kilku osobach oraz jak załączyć sprawozdanie w systemie RDF. Z terminami sezonu 2026 i pułapką starej struktury na końcu.
Od gotowego pliku do złożenia w KRS
Przygotuj i sprawdź plik XML
Zanim złożysz pierwszy podpis, upewnij się, że sprawozdanie jest gotowe: walidacja XSD bez błędów, kompletne załączniki i raport podglądu pokazujący oczekiwane dane. To etap, na którym pomaga e-SF – waliduje plik i pokazuje go jako czytelny raport.
Podpisz we właściwej kolejności
Sprawozdanie w postaci pliku XML podpisujesz podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym (profil zaufany) albo podpisem osobistym (e-dowód) – do jednego pliku można dodać wiele podpisów. Najpierw podpisują osoby z profilu zaufanego, potem osoby z podpisem kwalifikowanym. Po podpisach zweryfikuj, że wszystkie są złożone, a pliku nikt już nie zmieniał.
Złóż w KRS przez RDF
Podpisany plik XML (a jeśli podpisy są w oddzielnych plikach – także pliki podpisów) oraz pozostałe dokumenty PDF załączasz w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF/KRS). Sam proces złożenia odbywa się w systemie KRS – e-SF przygotowuje i sprawdza plik.
Checklista gotowości pliku
Podpis „zamraża” plik – po jego złożeniu żadna zmiana w danych nie jest już możliwa, bo każda modyfikacja podpisanego pliku sprawia, że podpis nie przejdzie weryfikacji. Dlatego przed podpisem warto przejść krótką listę. Walidację XSD i podgląd zapewnia e-SF, więc sprawdzenie zajmuje chwilę.
Podpisy pod sprawozdaniem finansowym
Zanim przejdziesz do narzędzi, warto wiedzieć, kto w ogóle powinien złożyć podpis – i że przy podpisie podaje się jego datę.
Kierownik jednostki i osoba prowadząca księgi
Sprawozdanie podpisują – z podaniem daty podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpisują je wszyscy członkowie tego organu.
Upoważnienie w organie wieloosobowym
Członek organu wieloosobowego może upoważnić jedną osobę wchodzącą w skład tego organu do podpisania sprawozdania. Pozostali członkowie składają wówczas oświadczenie zgodnie z wymogami przepisów.
To ogólny opis stanu prawnego wynikającego z art. 52 ustawy o rachunkowości, a nie porada prawna – w razie wątpliwości co do konkretnej jednostki skonsultuj sprawę z księgowym lub prawnikiem.
Podpis zaufany, kwalifikowany czy osobisty?
Przepisy dopuszczają trzy sposoby podpisania pliku XML: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (profil zaufany) albo podpis osobisty (e-dowód). Wszystkie są honorowane przy składaniu do KRS. Poniżej opisujemy dwie najczęściej używane w tym procesie metody.
Profil zaufany (ePUAP)
Podpisujesz w bezpłatnej usłudze „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany” na portalu Obywatel.gov.pl. Usługa pozwala podpisać plik XML, podpisać go przez wiele osób, pobrać podpisany plik i sprawdzić podpisy złożone przez innych. Podczas podpisu plik XML nie jest wizualizowany, więc wcześniej obejrzyj go jako raport w e-SF.
Podpis kwalifikowany
Składasz go narzędziem dostawcy podpisu kwalifikowanego – zgodnie z instrukcją danego programu. Najczęściej używane aplikacje to Certum (SmartSign), KIR (Szafir), PWPW (Sigillum), Cencert (PEM-HEART) i Eurocert (Securedoc). Instrukcje krok po kroku prowadzą sami dostawcy:
Trzecia dopuszczalna metoda to podpis osobisty – składany e-dowodem, czyli dowodem osobistym z warstwą elektroniczną i certyfikatem podpisu osobistego (potrzebny czytnik NFC lub smartfon z NFC oraz oprogramowanie e-dowodu). Przy sprawozdaniach finansowych używa się go w praktyce najrzadziej.
Kolejność i format podpisów
Najważniejsza zasada, która oszczędza najwięcej kłopotów: najpierw podpisują osoby z profilu zaufanego (ePUAP), a dopiero potem osoby z podpisem kwalifikowanym. Taka kolejność pozwala uniknąć problemów z kolejnością i formatem podpisów.
Podpis pliku XML zapisuje się w formacie XAdES. KRS dopuszcza dwa warianty: podpisy mogą być powiązane z jednym plikiem (do KRS załączasz wtedy jeden XML) albo każda osoba składa podpis w oddzielnym pliku – wtedy do KRS załączasz jeden XML oraz osobne pliki z podpisami. Przy dodawaniu kolejnego podpisu następnej osobie przekazuje się plik XML wraz z plikiem podpisu; po weryfikacji widać wszystkie złożone podpisy.
Złożenie w systemie RDF/KRS
Podpisane dokumenty składasz w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF/KRS). Tylko roczne sprawozdanie finansowe załączasz jako plik XML; pozostałe dokumenty – np. uchwały czy sprawozdanie z działalności – to zwykle pliki PDF. Podczas załączania system KRS może sprawdzić część danych z pliku oraz jego zgodność ze strukturą. Sam proces złożenia odbywa się w systemie KRS – e-SF przygotowuje i sprawdza plik.
Co przygotować przed wejściem do KRS
Przed zatwierdzeniem zgłoszenia sprawdź jeszcze, czy XML jest podpisany po ostatniej zmianie pliku, czy dołączono wszystkie pliki podpisów, czy pozostałe PDF są podpisane oraz czy nie pomylono wersji pliku (starego XML z wersją po konwersji do 2-0).
Kiedy podpisać i złożyć
Terminy sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia wynikają z ustawy o rachunkowości. Osobno warto pilnować granicy, do której bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów obsługuje stare struktury 1-x na ścieżce do Szefa KAS.
Terminy aplikacji MF wg komunikatu Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl).
Sporządzenie i złożenie – sprawozdanie za 2025 sporządzało się do 31.03, zatwierdzało do 30.06, a do KRS składa się w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (przy roku kalendarzowym szczyt składania przypadł 15.07.2026). Brak zatwierdzenia w terminie? Sprawozdanie składa się mimo to w ciągu 15 dni po terminie zatwierdzenia, a po podjęciu uchwały – ponownie w ciągu 15 dni.
Stare struktury w aplikacji MF – do tego dnia aplikacja MF (ścieżka do Szefa KAS) pozwala tworzyć, edytować i wysyłać pliki 1-x.
Aplikacja MF tylko do podglądu 1-x – od tej daty stare struktury w aplikacji MF będzie można już tylko wizualizować, bez tworzenia i wysyłki.
Granica 31.07 / 1.08.2026 dotyczy aplikacji MF i ścieżki do Szefa KAS. Dla przyjmowania starych struktur przez KRS nie ogłoszono odrębnej daty granicznej – okres przejściowy dla starych struktur dobiega końca.
Stara czy nowa struktura za 2025?
Struktura 2-0 (oficjalnie: wariant 2, wersja 1-0) już obowiązuje – dotyczy lat obrotowych rozpoczętych od 1 stycznia 2025 r. oraz sprawozdań sporządzanych od 1 stycznia 2026 r. Stare struktury 1-x były dopuszczalne tylko dla sprawozdań za 2025 r. sporządzonych przed 1 stycznia 2026 r. – dokument sporządzany w 2026 r. powstaje już w strukturze 2-0.
Najczęstszy błąd przy wysyłce to pomylenie wersji pliku – załączenie starego XML zamiast wersji po konwersji do 2-0 (albo odwrotnie). Pamiętaj też, że konwersja do 2-0 unieważnia wcześniejsze podpisy – plik po konwersji trzeba podpisać ponownie. Dlatego kolejność jest jedna: najpierw ustal właściwą strukturę i ewentualnie przenieś dane, a dopiero na końcu podpisuj.
W czym pomaga e-SF na tym etapie
Podpis i wysyłka to systemy zewnętrzne – usługa profilu zaufanego, aplikacje dostawców podpisu i system RDF/KRS. e-SF działa krok wcześniej i obok: przygotowuje oraz waliduje plik XML, pokazuje go jako czytelny raport przed podpisem, a gotowe pliki podpisane XAdES (także w strukturze 2-0) odczytuje i pokazuje, kto oraz kiedy podpisał. To nie jest kryptograficzna weryfikacja ważności certyfikatu – to czytelny podgląd złożonych podpisów.
Pytania o podpis i wysyłkę do KRS
Czy sprawozdanie mogę podpisać profilem zaufanym (ePUAP)?+
Tak. Sprawozdanie finansowe w postaci pliku XML można podpisać bezpłatnie profilem zaufanym w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany” na portalu Obywatel.gov.pl, płatnym podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym (e-dowodem z certyfikatem podpisu osobistego). Do jednego pliku można dodać wiele podpisów. Uwaga: podczas podpisu profilem zaufanym plik XML nie jest wizualizowany, dlatego warto obejrzeć go wcześniej jako raport w e-SF.
W jakiej kolejności podpisuje sprawozdanie kilka osób?+
Najpierw podpisują osoby korzystające z profilu zaufanego (ePUAP), a dopiero potem osoby z podpisem kwalifikowanym. Taka kolejność pozwala uniknąć problemów z kolejnością i formatem podpisów. Po złożeniu pierwszego podpisu pliku nie wolno już zmieniać – każda zmiana w podpisanym pliku sprawia, że podpis nie przejdzie weryfikacji.
Czy po konwersji do struktury 2-0 trzeba podpisać plik ponownie?+
Tak. Jeżeli plik XML został przekonwertowany do struktury 2-0, wcześniejsze podpisy przestają być ważne i sprawozdanie trzeba podpisać ponownie. Dlatego konwersję wykonuje się na gotowych danych, przed etapem podpisywania, a nie po nim.
Gdzie składam sprawozdanie finansowe do KRS?+
Dokumenty składasz w systemie RDF/KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych) pod adresem ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd. Tylko roczne sprawozdanie finansowe załączasz jako plik XML; pozostałe dokumenty (np. uchwały, sprawozdanie z działalności) to zwykle pliki PDF. Wszystkie wymagane dokumenty muszą być podpisane zgodnie z zasadami KRS.
Sprawozdanie za 2025 – stara struktura czy 2-0?+
Struktura 2-0 (oficjalnie: wariant 2, wersja 1-0) już obowiązuje – stosuje się ją do sprawozdań sporządzanych od 1 stycznia 2026 r., za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2025 r. lub później. Dla typowego sprawozdania za rok 2025, sporządzanego w 2026 r., właściwa jest więc struktura 2-0; stare struktury 1-x były dopuszczalne tylko dla dokumentów sporządzonych przed 1 stycznia 2026 r. Najczęstszy błąd przy wysyłce to pomylenie starego pliku XML z wersją po konwersji do 2-0. Szczegóły znajdziesz na stronie o strukturze za 2025.
Czy e-SF podpisuje i wysyła sprawozdanie za mnie?+
Nie. e-SF przygotowuje i waliduje plik XML, pokazuje podgląd przed podpisem oraz odczytuje pliki podpisane XAdES (kto i kiedy podpisał), a przy składaniu prowadzi krok po kroku. Sam podpis składasz w usłudze profilu zaufanego lub w aplikacji dostawcy podpisu kwalifikowanego, a wysyłkę wykonujesz w systemie RDF/KRS – to systemy zewnętrzne.
Zwaliduj i podejrzyj sprawozdanie przed podpisem
e-SF sprawdzi plik XML, pokaże go jako czytelny raport i odczyta złożone podpisy XAdES – zanim trafi do podpisu i do KRS. Chcesz zobaczyć to na własnych plikach? Zamów bezpłatne demo. Odpowiadamy w 1 dzień roboczy.